Jul 5 2021
Implementation of Electronic Filing
Implementation of Electronic Filing

Implementasi Pengarsipan Elektronik
Memahami tahapan-tahapan filing system
Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen

A. BACKGROUND

Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin
menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus
dilakukan oleh bagian administrasi dokumen (admin) pada setiap
departemen dalam organisasi ataupun sekretaris pada setiap level dari
organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan
kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen tersebut
baik itu berupa paper document ataupun soft document (dokumen hasil
scanning, *.jpg, *.pdf atau dokumen yang dihasilkan oleh program
elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx,
*.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan
services, baik kepada internal customer ataupun external customer.

Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh
bagian secretary ataupun admin dokumen adalah membuat dan
mengembangkan sistem penataan file (File Cataloguing System) baik
untuk file dokumen incoming letter ataupun outgoing letter pada media
penyimpanan komputer untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem
temu balik digital document ataupun paper document pada lemari filing
ataupun gudang arsip (document tracking system).

Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel
2007/2010 yang umumnya selama ini digunakan oleh para secretary atau
admin perusahaan menyebabkan sulit untuk mewujudkan dan
mengimplementasikan hal tersebut di atas.

Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007/2010 yang sudah
ada ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic
Application), para secretary atau admin tersebut dapat membuat dan
mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk
soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file
dokumen incoming letter dan outgoing letter.

B. OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
2. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
3. Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle
Model and Records Continuous Model.
4. Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik.
5. Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan
(jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan
berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.
6. Memahami konsep records management system dan electronics document
filing system.
7. Memahami konsep mail handling baik untuk incoming letter ataupun
outgoing letter.
8. Memahami tahapan-tahapan filing system.
9. Memahami 3 metode filing system.

  1. Memahami prosedur pemberkasan arsip
  2. Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
  3. Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
  4. Memahami konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR,
    ICR dan OMR.
  5. Mengetahui kapan membuat digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau
    *.jpg.
  6. Mampu membedakan dan membuat proses digitalisasi dokumen untuk
    *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner untuk file
    dokumen incoming letter dan outgoing letter.
  7. Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk untuk file incoming
    letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
  8. Mampu membuat File Cataloguing System untuk file incoming letter
    dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010 dan Visual Basic
    Application (VBA).
  9. Mampu membuat Document Tracking System untuk file incoming letter
    dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
  10. Membuat Document Category Report untuk file incoming letter dan
    outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
  11. Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
  12. Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi
    aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry
    yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa
    dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
  13. Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi
    sistem arsip elektronik.

C. SYLLABUS
1. Tujuan pengelolaan dokumen.
2. Manfaat pengelolaan dokumen.
3. Definisi file, records dan archive.
4. Life Cycle Model Concept.
5. Records Continuous Model Concept.
6. Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.
7. Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI
No. 43 th 2009.
8. Records management system fundamentals.
9. Electronics document filing system fundamentals.

  1. Mail handling concept.
  2. Step by step of filing system.
  3. Filing system distribution methods.
  4. Prosedur pemberkasan arsip.
  5. 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
  6. Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
  7. Konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan
    OMR.
  8. Digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
  9. Digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan
    mesin scanner.
  10. Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007/2010.
  11. Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007/2010 dan Visual
    Basic Application (VBA).
  12. Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007/2010.
  13. Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007/2010.
  14. Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
  15. Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection
    and Protect Sheet pada Form – form sheet aplikasi yang sudah
    dibuat dengan Excel 2007/2010.
  16. Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem
    arsip elektronik.

TRAINING METHOD:
Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik, karena langsung ditunjukkan oleh trainernya, dan diajak langsung
untuk mempraktekannya.

D. AUDIENCE TARGET
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Instructor:
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi dan trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 19 tahun
menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta,
instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003,
antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT.
LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia,
PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining
Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training dan Development di perusahaan
swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai
Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and
consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa
perusahaan provider training and consulting.

Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan
pengembangan softwarenya. Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan
konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and
Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta,
organisasi perbankan dan asuransi.

Jadwal TMI Consultant 2026

Batch 1 : 7 – 8 Januari 2026

Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026

Batch 3 : 4 – 5 Maret 2026

Batch 4 : 8 – 9 April 2026

Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026

Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026

Batch 7 : 8 – 9 Juli 2026

Batch 8 : 5 – 6 Agustus 2026

Batch 9 : 9 – 10 September 2026

Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026

Batch 11 : 4 – 5 November 2026

Batch 12 : 2 – 3 Desember 2026

Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.

Biaya dan Lokasi Pelatihan :

  • Jakarta: Hotel Amaris Kemang, Amaris Tendean,Trinity Hotel, Ibis Budget | Biaya Pelatihan : Rp. 7.500.000 / peserta(Minimal 2 Peserta).
  • Bandung: Hotel Santika, Hay Hotel,Ibis Style, Novotel Hotel, Golden Flower Hotel, 1O1 Hotel, Grand Tjokro Hotel, Tune Hotel, Four Point by Sheraton Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. Rp. 7.000.000 / peserta(Minimal 2 Peserta).
  • Yogyakarta : Hotel NEO+ Awana, Cordela Hotel,Ibis Style, Boutique Hotel, Cavinton Hotel, Mutiara Hotel, Dafam Malioboro Hotel, Prima Inn Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 6.500.000 / peserta(Minimal 2 Peserta).
  • Surabaya: Novotel Hotel, Ibis Center Hotel, HARRIS Hotel, Favehotel, Alana Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 6.800.000 / peserta (Minimal 2 Peserta).
  • Malang : Amaris Hotel, The 1O1 Hotel, Ibis Style Hotel, El Hotel, Whiz Prime Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 6.800.000 / peserta (Minimal 2 Peserta).
  • Bali: Ibis Kuta, Fontana Hotel, HARRIS Hotel & Conventions | Biaya Pelatihan : Rp. 6.500.000 / peserta (Minimal 3 Peserta).
  • Lombok: Favehotel, Novotel Lombok, D Praya Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta (Minimal 3 Peserta).

Catatan : Biaya diatas belum termasuk akomodasi/penginapan. Apabila ada pertayaan mengenai materi, biaya, lokasi, jadwal dan penawaran lainnya, hubungi kami di nomor CS kami.

Fasilitas Pelatihan di TMI Consultant:

  1. Penjemputan dari Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal.
  2. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, Flashdisk, dll).
  3. Transportasi Peserta ke tempat pelatihan.
  4. 2x Coffe Break & 1 Lunch (Makan Siang).
  5. Training Room Full AC and Multimedia.
  6. Free Bag or Bagpackers (Tas Training).
  7. Softfile Foto Training
  8. Sertifikat Pelatihan.
  9. Souvenir Exclusive.
tmi konsultan 0 Comments